Nieuw platform voor opleidings- en vakinformatie

Case Hogeschool van Amsterdam

Wanneer het écht complex wordt, kun je simpelweg niet om ons heen.

Organisaties in het hoger onderwijs zijn continu bezig om onderwijs beter te faciliteren en informatie voor studenten en leraren beter toegankelijk te maken. 2at begrijpt als geen ander hoe complex processen kunnen zijn en wat de rol is van verschillende IT-oplossingen. Wij helpen organisaties in het hoger onderwijs met het inrichten en automatiseren van hun primaire processen en beter beschikbaar maken van onderwijsinformatie.

We werken bijvoorbeeld intensief samen met de Hogeschool van Amsterdam (HvA) om bestaande systemen beter laten functioneren, of nieuwe systemen te implementeren. Eén van de oplossingen die we bij de HvA hebben geïmplementeerd, is een nieuw platform voor het beheren en bewerken van opleidings- en vakinformatie.

Process

Van optimalisatie
naar transformatie

Het nieuwe platform voor opleidings- en vakinformatie is voortgekomen uit het verzoek om het aanmaken van vakken in het Leer Management Systeem te automatiseren en optimaliseren en tegelijkertijd dit proces flexibeler te maken.

Het aanmaken van vakken (conceptlijst), bewerken van metadata van vakken (redactielijst) en publiceren van vakken (publicatielijst) via de vakkenmodule, was zo ingericht dat iedere stap moest zijn afgerond, voordat de volgende stap mogelijk kon worden gestart. Vanuit het oogpunt van de functioneel beheerders een proces met beperkte flexibiliteit, wanneer een course van de redactielijst naar de publicatielijst werd verplaatst, was het onmogelijk om daarna nog informatie toe te voegen of te bewerken.

De vervolgstap was om te kijken naar het onderliggende platform. Bij het optimaliseren van processen kijken we altijd of onderliggende infrastructuur en systemen wel toekomstbestendig zijn. In dit geval werd opleidings- en vakinformatie opgeslagen, beheerd en bewerkt in SharePoint.

Het versneld uitfaseren van Sharepoint in combinatie met de tijdsdruk om voor maart 2019 op een nieuwe manier vakken te kunnen aanmaken en bewerken, zorgde voor een gefaseerde aanpak vanuit 2at voor een transformatie naar een nieuw onderwijslogistiek systeem.

Uitkomst

Nieuw platform voor bedrijfskritische processen

De eerste stap naar een nieuw platform voor opleidings- en vakinformatie was een Proof of Concept, volgens de rapid prototyping methode. Dit om enerzijds de visie van 2at met betrekking tot onderwijslogistiek tot leven te brengen en anderzijds de kracht van het op basis van Power Platform van Microsoft Dynamics te demonstreren. Het Power Platform is wat ons betreft dé omgeving om relationale data in op te slaan en te beheren, hetgeen we via een Proof of Concept duidelijk konden laten zien.

Na Proof of Concept is de gefaseerde aanpak van start gegaan, waarbij de eerste drie stappen voor eind maart 2019 zijn opgeleverd. Sindsdien voorziet het nieuwe platform onder andere Brightspace van relevante data om zo het proces van aanmaken van vakken zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Uitkomst

Het nieuwe onderwijslogistiek platform is uiteindelijk COSMOS gaan heten: Courses-Opleidingen-Studiegids-Metadata-Opslag-Systeem. COSMOS heeft voor de HvA, leraren en studenten direct concrete voordelen opgeleverd.

HvA

  1. Moderne en toekomstbestendige regieomgeving, op basis van Power Platform
  2. Koppeling met Brightspace, betere integratie met Leer Management Systeem

Leraren

  1. Flexibiliteit: aanmaken, bewerken en publiceren werkt onafhankelijker van elkaar
  2. Inrichten van vakken en opgeven van informatie is eenvoudiger en deels geautomatiseerd

Studenten

  1. Betere user experience, gepersonaliseerde, snelle toegang tot Leer Management Systeem
  2. Verbetering van inschrijfapplicatie, koppeling met vakken en alle relevante informatie

“COSMOS is gebruikersvriendelijk, minder foutgevoelig en bovendien robuust en toekomstvast.”

Daan van Amelsfort, Centraal Functioneel Beheerder