De uitdaging: Binnen de CRM-omgeving van Microsoft Dynamics een eigen CoPilot toevoegen

In dit experiment hebben we ons als doel gesteld om binnen de CRM-omgeving van Microsoft Dynamics 365 een eigen CoPilot toe te voegen. Hiermee kunnen gebruikers dan met gewoon taalgebruik slimme handelingen uitvoeren met hun eigen data. En zo beogen we allerlei soorten processen efficiënter en kwalitatief beter te maken.

Voor ons gevoel zou dit eigenlijk geen spannende use-case moeten zijn. Microsoft heeft inmiddels immers tal van CoPilots gelanceerd voor o.a. Windows, Office, Dynamics, Power Platform, Visual Studio, Bing en ga zo maar door. Soms zitten deze CoPilots kosteloos inbegrepen als onderdeel van een product, soms zijn het extra modules waarvoor aanvullend betaald moet worden. En steeds wordt benadrukt dat je ook je eigen CoPilots kunt maken. Dus dat was ons eerste plan. Maar helaas...

Hobbel op de weg: een alternatief zonder CoPilot, gebruikmakend van Azure OpenAI

Een eigen CoPilot toevoegen in Dynamics 365 blijkt op dit moment nog helemaal niet te kunnen. En wat workarounds om dit toch te kunnen via bijvoorbeeld PowerApps, blijken alleen te werken in de US-regio en/of niet beschikbaar voor de Nederlandse taal. Het zal een kwestie van tijd zijn, maar nu dwong het ons op zoek te gaan naar een alternatief zonder CoPilot, gebruikmakend van Azure OpenAI.

Met Azure OpenAI kun je namelijk zelf gebruik maken van de algoritmes van ChatGPT, maar dan gebaseerd op je eigen gegevens. Bovendien worden de gegevens dan niet naar Amerika verstuurd voor verwerking, waardoor je volledig kunt voldoen aan de AVG-wetgeving. Dus dat leek een logische richting, maar wederom werden we teleurgesteld.

Want het gebruik van je eigen data is beperkt tot onder andere BlobStorage, websites en/of bestanden in SharePoint en Teams. Maar de data in Dynamics365 wordt opgeslagen in de Dataverse en die kan op dit moment nog niet gebruikt worden door Azure OpenAI. Helaas.

De oplossing: een Canvas App in PowerApps bestaande uit één scherm

Uiteraard hebben we ons niet laten tegengehouden en zijn we op zoek blijven gaan naar wat wél kan. En zo kwamen we op de combinatie Azure Open AI, PowerApps, PowerAutomate en Dynamics365. En toen lukte het ineens wel!

De bouwblokken: Azure OpenAI, Power Automate, PowerApps, en Microsoft Dynamics 365 (CRM)

Wat we nu hebben gemaakt is een kleine Canvas App in PowerApps bestaande uit één scherm. Hierin kan de gebruiker een prompt invoeren of aanklikken die we via een PowerAutomate Flow naar Azure OpenAI doorzetten. En het antwoord tonen we dan meteen weer terug in de Power App. Daarmee was de eerste stap gereed.

De stap erna was om deze Canvas App een plek te geven binnen Dynamics. Hiertoe hebben we op het standaard Contact-scherm een knop toegevoegd waarmee de gebruiker een zijpaneel kan openen waarbinnen de Canvas-App wordt weergegeven. En omdat deze Canvas App weet binnen welk record ie is geopend, kunnen we nog iets verder gaan.

De Canvas App is nu namelijk in staat om de meest recente e-mail correspondentie met de betreffende persoon zoals die in CRM op de tijdlijn wordt weergegeven, te laden uit de Dataverse en deze ook mee te geven aan Azure OpenAI. En daardoor kun je als gebruiker nu dus voorbedachte vragen stellen over deze e-mails, bijvoorbeeld om een samenvatting van de tijdlijn te krijgen, actiepunten uit het gesprek te achterhalen of een voorzet voor een reactie te vragen. Maar ook zelf een specifieke vraag formuleren is hier mogelijk. Handig toch?

Het resultaat: Een CoPilot binnen Dynamics om Processen makkelijker te maken

Ondanks de technische beperkingen die we tegenkwamen, hebben we ons doel bereikt. Een eigen CoPilot binnen Dynamics die je helpt om met je eigen data processen makkelijker te maken. En zo ziet dat eruit:

Animatie: Je eigen AI: Functionaliteit met slects één muisklik beschikbaar.

Het voorbeeld om vragen te kunnen stellen over e-mail correspondentie met een specifiek persoon is natuurlijk slechts één van de mogelijkheden. Want nu we deze functionaliteit werkend hebben, ontstaan meteen tal van nieuwe ideeën waar we de komende tijd mee aan de slag gaan. Niet alleen scenario's waarbij we data uit CRM gebruiken als input, maar ook scenario's waarbij we op basis van OpenAI juist gegevens in CRM vastleggen na bepaalde gebeurtenissen.

Zelf aan de slag

Wil je zelf ook aan de slag hiermee en/of deze functionaliteit in je eigen CRM-omgeving gebruiken? Neem hier contact op en dan sturen we je alles op dat je hiervoor nodig hebt en helpen we je met het activeren.