Steeds meer (publieke) organisaties zetten serieus in op digitale transformatie. Vaak wordt daarbij ook nagedacht over de mogelijkheden van citizen development, waarbij medewerkers vanuit verschillende afdelingen binnen de organisatie door middel van low-code technologie zelf actief bijdragen aan het versnellen van deze digitalisering. Ondanks de enorme potentie ervan, merken we dat veel organisaties moeite hebben om dit echt succesvol van de grond te krijgen. Op tal van plaatsen ontstaan inmiddels wel initiatieven, maar in de praktijk blijven deze vaak kleinschalig, met een grote betrokkenheid van de IT-afdeling.
Het blijkt dus een uitdaging om citizen development binnen de organisatie meer schaalbaard en decentraal te maken, terwijl gelijktijdig controle en grip op de ontwikkeling behouden blijven met betrekking tot kwaliteit, beheersbaarheid en veiligheid.
Bij 2at zien we vier stappen voor het implementeren van citizen development op een schaalbare en gecontroleerde wijze:
- Strategiebepaling
- Architectuur en governance
- Activering van medewerkers
- Meetbaar maken van het resultaat
Stap 1: Strategiebepaling - richt je op de plek met de meeste energie
Om het proces te beginnen en tot een succesvolle implementatie van citizen development te komen in de gehele organisatie, raden we bij 2at een gefaseerde aanpak aan, waarbij technologie, organisatie en gebruikers integraal aandacht krijgen. We adviseren om het gebruik van low-code daarbij niet op te leggen aan de organisatie, maar te zoeken naar medewerkers die intrinsiek gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan en impact te maken.
In de strategie richten we ons er allereerst op om binnen de organisatie een community van "citizen developers" te creëren die beginnen met enkele kleine en succesvolle apps, die andere afdelingen binnen de organisatie inspireren. Wanneer deze eerste "incubatiefase" succesvol is doorlopen, gaan we over naar de "expansiefase", waarbij de focus meer wordt gelegd op architectuur en governance om enerzijds grip te houden en tegelijkertijd autonomie meer decentraal in de organisatie te laten plaatsvinden, zodat we daadwerkelijk kunnen spreken van citizen development. In een derde en laatste fase is de ambitie om op een wezenlijk andere, innovatieve manier bedrijfsvoering te laten werken aan meer innovatieve, op de business gerichte scenario's met impact.
Stap 2: Architectuur en governance - bepaal de juiste architectuur en governance voor uw organisatie
Om grip te kunnen houden op citizen development is het van belang om de architectuur en governance vooraf goed neer te zetten. Om dit begrijpelijk te maken, gebruiken wij de veelgebruikte metafoor als het gaat om applicatielandschappen: de classificatie in drie niveaus: de burcht, de stad en het platteland.
In het "platteland" krijgen mensen maximale ruimte en zijn ze zelf verantwoordelijk voor de app en het beheer ervan. In de stad gelden duidelijke kaders (opgesteld vanuit de IT-afdeling) waarbinnen medewerkers de vrijheid krijgen om te ontwikkelen, en waarbij per geval wordt bekeken waar het beheer wordt ondergebracht. In de burcht bevinden zich de meest risicovolle/bedrijfskritische applicaties waarvoor strikte regels gelden.
Het niveau waarin de app valt, is afhankelijk van factoren zoals het aantal gebruikers, de verspreiding binnen de organisatie, de aard en omvang van de gebruikte data, de verwachte levensduur van de toepassing, de relatie tot bestaande applicaties, de complexiteit en de mate waarin het bedrijfskritische processen ondersteunt.
Stap 3: Activering van medewerkers - activeer medewerkers en afdelingen door te focussen op adoptie en verandering
Het aanbieden van een low-code platform leidt niet automatisch tot citizen development. Voor veel medewerkers en afdelingen binnen een organisatie is er in de praktijk een behoorlijke drempel om daadwerkelijk actief aan de slag te gaan, wat een uitdaging is. Alleen als mensen er echt actief mee aan de slag gaan, kan citizen development werken en meerwaarde bieden voor de organisatie.
Daarom is het van groot belang om medewerkers te activeren en aandacht te besteden aan adoptie door gebruikers en verandermanagement in de organisatie. Dit kan onder andere door het aanbieden van workshops, spreekuren via Teams, het faciliteren van de juiste documentatie en het aanleveren van praktijkvoorbeelden. Ook kan het gebruik gefaseerd worden ingezet en begeleid, waarbij in elke fase nieuwe mogelijkheden worden geïntroduceerd. Op deze manier wordt de drempel verlaagd en kunnen medewerkers klein beginnen, waarna ze kennis, vaardigheden en vertrouwen kunnen opbouwen.
Stap 4: Meetbaar maken van het resultaat - definieer succes en maak resultaten meetbaar
Tot slot is het van belang om vooraf goed in kaart te brengen wat de definitie van succes is. Op deze manier kunnen doelen worden gesteld en kunnen tussentijdse resultaten meetbaar worden gemaakt, zo kan er actief worden bijgestuurd, met de focus op het creëren van impact.
Enkele voorbeelden van meetbare KPI's zijn bijvoorbeeld de mate van adoptie onder medewerkers en andere stakeholders en bijvoorbeeld het aantal gerealiseerde toepassingen. Maar ook concrete financiële besparingen, zoals het verminderen van schaduw-IT of het reduceren van licentiekosten voor bestaande puntoplossingen, mogen niet worden vergeten.
Hoe nu verder? De eerste stap
Dit zijn uitgebreide stappen en veel theorie voor de implementatie van een serieuze katalysator voor elke organisatie op het gebied van digitale transformatie. En bovendien blijven er nog veel meer vragen over. Wat is er nodig om hier een succes van te maken? Wat moeten we organiseren? Hoe ziet een business case eruit? Wat betekent dit voor onze organisatie? Etcetera.
Omdat elke organisatie anders is en er dus geen one-size-fits-all benadering bestaat, helpen we graag om te komen tot een strategie die aansluit bij uw specifieke situatie, zodat ook u de volgende stappen kunt zetten op dit gebied. Om daarbij pragmatisch de eerste stap te zetten, bieden wij bij 2at een zogenaamde "governance workshop" aan, waarbij de focus ligt op het ondersteunen van organisaties in dit proces. Het doel is om een landingsbaan te creëren voor de implementatie van citizen development en een strategie te ontwikkelen op basis van het negenvlaksgovernancemodel. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar onze workshop pagina.