Bij 2at zijn we bekend met chatbots die al geruime tijd worden gebruikt door bedrijven zoals Rabobank, Ziggo en Vodafone om klanten te woord te staan. Echter, tot voor kort hadden wij nog geen positieve ervaringen met deze technologie. Meestal vertraagde het proces alleen maar en werd er geen passend antwoord gegeven op onze vragen. Onze prioriteit was dan ook altijd om zo snel mogelijk te worden doorgeschakeld naar een medewerker die ons beter kon helpen.

Maar tijdens de afgelopen kerstvakantie kwamen we ChatGPT tegen en waren we nieuwsgierig om het meteen uit te proberen. Hoewel we in eerste instantie sceptisch waren, veranderde onze mening snel toen we de verbazingwekkende resultaten zagen en ontdekten dat de mogelijkheden bijna eindeloos zijn. We zagen voorbeelden van toepassingen en grappige scenario's op LinkedIn, en nu is er zelfs een nieuwe versie van ChatGPT online gekomen, versie 4, die nog meer mogelijkheden biedt, zelfs op het gebied van schetsen, foto's en video's.

Op dit moment beschouwen we ChatGPT nog als een gimmick, maar we weten dat dit snel kan veranderen. Microsoft heeft immers miljarden geïnvesteerd en de functionaliteit wordt steeds meer beschikbaar gesteld op verschillende platforms. Het zal niet lang meer duren voordat ChatGPT standaard aanwezig is in Outlook, Teams en de Windows-balk van je computer. ChatGPT zal proactief suggesties doen om e-mails, documenten en PowerPoint-presentaties te verbeteren en omdat het in alle applicaties aanwezig is, zullen we er steeds meer aan wennen en het ook willen gebruiken in plaats van apps opstarten of websites raadplegen. We verwachten ook dat de ontwikkeling niet zal stoppen en dat er steeds meer nieuwe mogelijkheden zullen worden ontdekt.

Worden chatbots de nieuwe apps?

Deze snelle opkomst doet ons denken aan de opkomst van het internet ongeveer 25 jaar geleden. Het internet kwam snel op en iedereen wilde toen een eigen website, ondanks de beperkte mogelijkheden van HTML 1.0 en het feit dat CSS en jQuery nog niet waren uitgevonden. Ongeveer 15 jaar geleden gebeurde er iets soortgelijks toen Steve Jobs vanuit Apple de App Store lanceerde. Ook dit werd snel populair en leidde ertoe dat elke organisatie een eigen app wilde hebben, iets wat klanten en studenten nu ook verwachten. Tegenwoordig heeft (bijna) geen enkel bedrijf of onderwijsinstelling geen eigen website of app. Het is mogelijk dat binnenkort iedereen daarnaast ook een eigen chatbot wil lanceren.

Maar zal het allemaal zo snel gaan? Zal elke hogeschool en universiteit binnen een jaar een eigen chatbot hebben? Zullen we niet meer naar een website met formulieren gaan om ons aan te melden voor een open dag, maar dit gewoon doorgeven aan de chatbot? Het zou ons zeker niet verbazen als we binnen een paar maanden (of weken?) de eerste voorbeelden zien verschijnen.

Voldoen aan veranderende verwachtingen van de student

Tegelijkertijd levert dit natuurlijk nieuwe vragen en uitdagingen op. Als chatbots inderdaad gemeengoed worden in onze dagelijkse manier van werken, dan zullen studenten en medewerkers van een instelling ook verwachten dat er een goedwerkende chatbot beschikbaar is. In de praktijk blijkt dit echter nog niet zo makkelijk.

Het is goed om te beseffen dat ChatGPT als het ware een ‘alwetende’ chatbot is die zijn (of haar?) kennis uit alle openbare boeken, het internet, video’s, enzovoort heeft gehaald. Maar je kunt ChatGPT daardoor geen persoonlijke vragen stellen, zoals of je voldoet aan de minimale eisen om een bepaalde module te mogen volgen, wat de status is van je aanvraag voor een stage in het buitenland, of welke keuzevakken je het beste zou kunnen kiezen op basis van behaalde cijfers tot nu toe. Een bot die écht dicht bij de student staat, zal voornamelijk gebruik moeten maken van informatie uit interne systemen. Daarom ligt er een taak voor de architecten.

Wie de HORA als referentiearchitectuur voor het applicatielandschap van een hogeschool of universiteit gebruikt, ziet direct de uitdaging dat informatie in enorm veel losse bouwblokken (wij tellen er 76 in het applicatiecomponentmodel) wordt opgeslagen. Voor vrijwel elk onderdeel rond onderwijs (en onderzoek) zijn specifieke puntoplossingen beschikbaar, zoals een SIS en een ELO, die zich uitvoerig hebben bewezen en breed worden ingezet. Dat zal voorlopig dus ook wel zo blijven. Maar elke applicatie slaat daarbij slechts een deel van de informatie over bijvoorbeeld een student op en geeft vaak via koppelingen ook weer een deel van die informatie door aan andere applicaties, met als gevolg dat er geen enkele applicatie is die het complete studentbeeld beschikbaar heeft.

En dus is er nergens een centrale databron die als vertrekpunt voor een chatbot kan worden gebruikt. Of toch?

De Dataverse als fundament in het onderwijs

Dit is precies waar de Dataverse, onderdeel van het Power Platform van Microsoft, om de hoek komt kijken. Dit dataplatform kan namelijk als een deken over alle applicaties heen worden gelegd en ingezet worden om daarmee de witruimtes tussen al die losse bouwblokken in het applicatielandschap op te vullen en informatie over bijvoorbeeld studenten te bundelen. Op die manier ontstaat er wel één plek waar je een integraal beeld van elke student kunt creëren, wat ook vandaag al superinteressant kan zijn voor bijvoorbeeld marketing en communicatie, studieloopbaanbegeleiders, de informatiebalie en wie dan ook.

Extra interessant hierbij is het gebruik van ‘virtuele tabellen’, waarbij data niet uit andere applicaties wordt gekopieerd en heen en weer geschoven, maar via API’s direct bij de bron wordt opgevraagd. Zo is er altijd maar één versie van de werkelijkheid. Bovendien kunnen zaken als gegevensbeveiliging en wijzigingslogs hier aanvullend worden ingericht, indien dat bij de bronsystemen zelf niet afdoende is geregeld, zodat ook op het gebied van privacy en security alles volgens de laatste standaarden is geborgd.

Vanuit de Dataverse is het vervolgens tamelijk eenvoudig om met Low-Code technologie aan de slag te gaan om apps, workflows, rapporten en portals te realiseren waarin de informatie kan worden gebruikt. En guess what: in het Power Platform heb je met Power Virtual Assistant ook de mogelijkheid om met Low Code – dus zonder te programmeren – een eigen bot te maken door gesprekken te modelleren die gebruikmaken van de informatie uit de Dataverse.

Kortom: wie de Dataverse inzet als dataplatform over de losse applicaties in het landschap heen, heeft niet alleen vandaag voordelen voor alle interne gebruikers, maar creëert direct een basis om te kunnen voorzien in de toekomstige vraag naar het gebruik van slimme chatbots die de student echt goed kunnen bedienen tijdens de gehele studentreis.

Alles op een rijtje:

• Chatbots zijn er, gaan niet meer weg en zullen meer en meer onderdeel worden van onze dagelijkse werkzaamheden.
• Studenten en medewerkers zullen ook gaan verwachten dat ze dingen via een chatbot kunnen regelen met hun onderwijsinstelling.
• Een goede persoonlijke chatbot moet daarvoor zijn aangesloten op de interne informatiesystemen.
• Daar zijn er nogal wat van binnen de gemiddelde onderwijsinstelling en dus mist er een centrale databron waarop een chatbot zich kan baseren.
• De Dataverse kan hier als Data platform een belangrijke rol op zich nemen door de verschillende databronnen op een uniforme wijze te bundelen en te ontsluiten om zo een integraal studentbeeld te bieden.
• Dat biedt vandaag al voordelen voor bijvoorbeeld afdelingen Marketing, Communicatie, Informatiebalie, Studieloopbaanbegeleiding, etc.
• En daarmee heb je meteen een sterke basis voor een toekomstige chatbot.

Uiteraard zijn wij benieuwd naar uw ideeën over bovenstaande. Laat dus vooral een reactie achter of stuur ons een persoonlijk bericht met de opmerking of vraag op deze pagina: https://www.2at.nl/default/durf-te-vragen-2at. Ook kunt u zichzelf inschrijven voor onze nieuwsbrief om periodiek meer van onze content te ontvangen.